各院、部及全体毕业生：
2025届毕业生档案转寄工作即将开始，为确保毕业生档案能够安全、准确、及时寄出，现将具体事项通知如下。
一、关于档案是否可以留校保管问题的重要提示
有的毕业生同学准备再次考研，有的因为工作单位是私企无法接收人事档案，有的出国深造，还有的暂未明确就业单位，上述情况的毕业生同学都应尽快将档案转出。
首先，学校保存的(本通知所述“档案”)只是学生“学籍档案”，不是真正发挥作用“人事档案”，如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。其次，学校保存的学籍档案只是“存放”，起不到任何作用，无法提供政审利用，无法缴纳社会保险，将来也无法计算成为工龄，从而影响养老金的数额计算。因此，我们强烈建议未明确工作或准备“二战”考研的毕业生同学在毕业当年先把档案迁回原籍档案保管部门，之后再根据需要迁转档案。
二、档案转寄信息填报
（1）按照招生就业处的要求，毕业生需在“黑龙江省大学生就业创业服务平台”（https://www.hljbys.org.cn/）提交毕业去向，在“签约及毕业去向”中填报和修改（申请纠错）档案转寄信息。
（2）在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”（https://dj.ncss.cn）中确认档案信息，并点击“确认无误”，此项信息为档案邮寄的唯一且必要依据。
（3）如学生对上述平台操作存疑，建议优先查询学校招生就业处网站相关信息（http://dbsydx.bysjy.com.cn/module/news?type_id=15922&menu_id=33614）。
三、档案转递流程说明
（1）档案转递流程可参考附件1流程图。
（2）学工部负责按照学生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”（https://dj.ncss.cn）中确认的档案转寄信息转寄学生档案，请各学院毕业班辅导员和广大毕业生密切关注招生就业处相关通知。
（3）此通知内所有涉及系统、平台填写内容等相关问题，请咨询学院负责相关工作的老师和招生就业处。学工部对相关系统和平台无操作权限，无法解答相关问题。
四、档案转寄与查询
1.档案转寄至签约单位（升学院校）的应届毕业生：如档案接收单位无特殊要求，则无需递交调档函，学工部将按照招生就业处提供的、学生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”中确认的信息进行转寄；本校升学读研的本科生也请按照此要求填写系统信息。
2.档案邮寄至生源地的学生：请确认本人生源地信息正确，如果生源地与户籍不一致且生源地不接收档案，请在“黑龙江省大学生就业创业服务平台”的生源信息中申请纠错，将生源地改为户籍的所在地，并上传“户口本第一页+学生本人页+学生本人身份证正反两面”。（此条内容属于系统、平台填写相关内容，如有疑问请关注招生就业处相关通知）
3.已办理退学的学生或因其他原因档案滞留在校的往届毕业生：如需调取个人学籍档案，请2025年9月1日前由档案接收单位开具调档函，并将调档函电子图片发送至学工部邮箱：nepuxgbxsgl@126.com，命名格式“研究生/本科生+姓名+学号”，调档函抬头为“东北石油大学学生工作部（学生处）”，档案将于收到调档函后尽快安排转寄。
4.调档函有回执等特殊要求的：请将纸质版提交至机关楼232室（研究生）或227室（本科生）。
5.党员档案：毕业生党员档案和学籍档案一并转寄。由于近期政审工作较为集中，党员档案暂不移交，请各学院按照学生工作部后续通知进行移交。（党组织关系转接与党员档案转递不是一回事，党组织关系、团组织关系的转接由学院党、团支部负责。）
6.邮寄时间：本科毕业生档案将于近期开始转寄，毕业研究生生于7月初-9月底之间进行转寄（需在所有研究生毕业材料由研究生部移交后归档，而后方可进行档案转寄）。暑假期间，毕业研究生档案预计每周五邮寄一次；毕业本科生档案按需不定期邮寄，请广大毕业生尽量在离校前填写确认档案邮寄地址，以免假期转寄不及时带来不便。
7.转寄方式：根据上级文件要求，学生档案一律使用中国邮政高校毕业生EMS档案专用通道进行转寄。
8.查询：档案转寄后，可于7月初开始关注学生工作部网站的相关通知（http://xsc.nepu.edu.cn/szdw/tzgg2.htm），按照通知要求查看运单号以查询物流信息，并及时保存单号（物流查询有时效，建议于2025年10月前查询）。
9.非全日制研究生：如只有研究生阶段材料在校，人事档案在原单位，按照接收单位要求，可于7月1日-5日到机关楼232自取（仅限本人携带有效身份证件或档案接收单位人事部门正式工作人员携工作证明或证件领取）；否则，依旧按照档案转寄至签约单位的应届毕业生同样的方式邮寄，请及时确认相关信息。
五、注意事项
1.提示：关于以往毕业班师生咨询较多的问题，可以在《东北石油大学2025届毕业生离校服务指南》中得到解答（后续随离校通知发布本科生、研究生两版），请重点关注相关内容。
2.各类档案邮寄地址有变动的情况，请联系毕业班辅导员修改“档案转寄信息填报”内容所涉及的平台的地址信息。
3.因上级政策调整，后续不再使用“报到证”也无法再办理改派手续，档案从学校一经转出离校，不再重新接收；“档案转递单”是对“报到证”的取缔，“档案转递单”中的“档案转递编码”只能通过“全国高校毕业生毕业去向登记系统”生成。
4.档案转寄后，请及时关注本人的档案是否送达接收单位，其中转寄回生源地且生源地为黑龙江省的学生，只需按照附件2《2025.4.24 黑龙江省接收高校毕业生档案的各级公共就业和人才（档案管理）服务机构信息统计表》的信息填写即可，该信息为官方提供，无需核实、确认。
5.如有特殊情况，请反馈给毕业班辅导员，由辅导员咨询或反馈至学工部负责人。
学生工作处（学生处）
2025年5月13日
