2024届毕业研究生档案邮寄请以此通知为准
各学院、部及毕业研究生们：
2024届毕业研究生档案转寄工作即将开始，为确保毕业生档案能够安全、准确、及时寄出，现将具体事项通知如下。
一、档案转寄信息填报
1.按照招生就业处的要求，毕业生需在“黑龙江省大学生就业创业服务平台”（https://www.hljbys.org.cn/）提交毕业去向，在“签约及毕业去向”中填报和修改（申请纠错）档案信息。
2.在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”（https://dj.ncss.cn）中确认档案信息。
3.如学生对上述平台操作存疑，建议优先查询学校招生就业处网站相关信息（http://dbsydx.bysjy.com.cn/module/news?type_id=15922&menu_id=33614）。
二、档案转递流程说明
1.档案转递流程可参考附件中的毕业生档案转寄流程图。
2.学工部负责按照招生就业处提供的、学生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”（https://dj.ncss.cn）中确认的档案转寄信息转寄学生档案，请各学院负责相关工作的老师和广大毕业生密切关注招生就业处相关通知。
3.此通知内所有涉及系统、平台填写内容等相关问题，请咨询学院负责相关工作的老师和招生就业处。学工部对相关系统和平台无操作权限，无法解答相关问题。
三、档案转寄与查询
1.档案转寄至签约单位的应届毕业生：如档案接收单位无特殊要求，则无需递交调档函，学工部将按照招生就业处提供的、学生在“全国高校毕业生毕业去向登记系统”中确认的信息进行转寄。
2.需要将档案邮寄至生源地的学生：请确认本人生源地信息正确，如果生源地与户籍不一致且生源地不接收档案，请在“黑龙江省大学生就业创业服务平台”的生源信息中申请纠错，将生源地改为户籍的所在地，并上传“户口本第一页+学生本人页+学生本人身份证正反两面”。（此条内容属于系统、平台填写相关内容）
3.已办理退学的学生、疫情等原因档案滞留在校的往届毕业生：如需调取个人档案，请2024年9月1日前由档案接收单位开具调档函，并将调档函电子图片发送至学工部邮箱：nepuxgbxsgl@126.com，命名格式“研究生+姓名+学号”，调档函抬头为“东北石油大学学生工作部（学生处）”，档案将于发送调档函的下一周转寄。
4.如调档函有回执要求的：请将纸质版提交至机关楼232室。
5.按照学生毕业、退学后档案应邮尽邮的原则，截止2024年9月1日未完成1、3所述内容的，将按照“黑龙江省大学生就业创业服务平台”中生源地信息将档案转寄回生源地人才服务中心。
6.党员档案：学生党员档案和人事档案一并转寄，请各学院党组织按照《东北石油大学2024届毕业生离校通知》中的相关内容于6月25日前，将本学院党员档案转递至学工部。（党组织关系转接与党员档案转递不是一回事，党组织关系、团组织关系的转接请咨询本人所在党、团支部。）
7.邮寄时间：毕业生档案于7月初-9月底之间进行转寄（需在所有研究生毕业材料由研究生部移交后归档，而后方可进行档案转寄）。暑假期间毕业研究生档案每周五邮寄一次。
8.转寄方式：根据上级文件要求，学生档案一律使用中国邮政高校毕业生EMS档案专用通道进行转寄。
9.查询：档案转寄后，研究生可于7月初开始关注学生工作部网站的相关通知（http://xsc.nepu.edu.cn/szdw/tzgg2.htm），按照通知要求查看运单号以查询物流信息，并及时保存单号（物流查询有时效，建议于2024年10月前查询）。
10.非全日制研究生：如只有研究生阶段材料在校，人事档案在原单位，按照接收单位要求，可于7月1日-5日携带有效身份证件到机关楼232自取（仅限本人领取）；否则，依旧按照档案转寄至签约单位的应届毕业生同样的方式邮寄。
四、注意事项
1.已发布的相关信息：近期毕业班师生咨询较多的问题，大多可以在学工部5月28日发布的《东北石油大学2024届毕业生离校通知》的附件内容中得到解答，请广大毕业生和各学院负责毕业生工作的老师关注相关内容。
2.各类档案邮寄地址有变动的情况，请联系学院负责相关工作的老师修改“档案转寄信息填报”内容所涉及的平台的地址信息。
3.因上级政策调整，后续不再使用“报到证”也无法再办理改派手续，档案从学校一经转出离校，不再重新接收；“档案转递单”是对“报到证”的取缔，“档案转递单”中的“档案转递编码”只能通过“全国高校毕业生毕业去向登记系统”生成。
4.档案转寄后，请及时关注本人的档案是否送达接收单位。
5.如有特殊情况，可电话咨询学工部0459-6502801（研究生）；邮箱：nepuxgbxsgl@126.com。
学生工作处（学生处）
2024年6月19日
